Как объяснит?

Здравствуйте! Сегодня поговорим о том, что такое объяснительная записка, как ее написать и приведем много примеров и образцов на все случаи жизни: на работу, ребенку в детский сад, школу, университет и т.д.

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка — документ, который объясняет причины какого-либо факта (отсутствия на рабочем месте, опоздания, нарушения должностных обязанностей и так далее).

Самые распространенные виды:

• Разъяснение каких-либо положений (отчетности и т.д.);
• Разъяснение обстоятельств.

Форма объяснительной записки

Объяснительную записку пишут от руки, адресатом будет являться то лицо, которое ее потребовало. Также ее можно набрать на компьютере, согласно форме, которая принята в конкретной организации. Способ, которым должна быть выполнена записка, в законодательстве никак не закреплен, как и составление резюме, соответственно допускается использование и рукописного и машинописного вариантов.

Нужно понимать, что это не докладная и не заявление, поэтому в ней нужно просто отразить уже случившийся факт.

 Правила просты:

• Должна отсутствовать просторечная лексика, текст объяснительной записки выдержан в официально-деловом стиле;
• Изложенная информация должна быть достоверна;
• Всегда пишется от имени сотрудника;
• Содержит подпись и дату оформления.

Объяснительная записка пишется в свободной форме. Но для более правильного написания стоит ознакомиться с приведенными ниже образцами.

Образец:

Как видно из представленного образца, документ составлен четко по делу, указана причина опоздания, нет лишней информации.

После написания объяснительная записка об опоздании на работу передается должностному лицу, для принятия решения в отношении опоздавшего. Если будет принято решение о применении мер дисциплинарного взыскания, то данная записка будет приложена к приказу о взыскании как доказательство.

Пример:

Вообще, в соответствии с законодательством, отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов считается прогулом, вслед за которым может последовать увольнение либо другое дисциплинарное взыскание.

Причины такого отсутствия могут быть серьезными и уважительными, поэтому объяснительная записка в этом случае поможет работнику оправдаться перед руководителем.

Прежде чем приступать к написанию подобного рода объяснительной, нужно тщательно проанализировать обоснование своего отсутствия.

От ошибок в работе не застрахован не один, самый педантичный и внимательный сотрудник. Но когда руководитель сталкивается с тем, что такие ошибки были допущены, чаще всего он хочет получить объяснения по этому поводу.

Оформление такой объяснительной записки рассмотрим ниже.

Прежде всего, стоит уяснить, что ситуация должна быть описана кратко, в то же время максимально полно. Нужно указать, в чем заключаются ошибки, почему они были допущены, какие последствия это повлекло.

Обязательные реквизиты для документа:

• Фамилия, инициалы и название должности руководителя;
• Название компании;
• Заголовок;
• Непосредственно объяснение;
• Дата;
• Подпись.

Главное: не делайте из документа сочинение!

В тексте указывайте уважительную причину, по которой были допущены ошибки, при этом свою вину не перекладывайте на других, вряд ли руководству понравится, что работник не хочет признавать недочеты в работе, допущенные им самим.

Если же вину признаете, то обязательно укажите, как сожалеете и поясните, что впредь такого не допустите.

Образец:

Из примера видно, что данная объяснительная записка директору составлена грамотно, без излишеств.

Должностные обязанности каждого сотрудника зафиксированы в должностной инструкции, один экземпляр которой хранится у работодателя, другой у работника.

Каждый работник должен быть с нею ознакомлен, что подтверждается личной подписью, только потом можно требовать исполнения инструкции.

В объяснительной записке работник излагает свое видение ситуации, а руководитель решает, принять эту точку зрения либо вынести решение о взыскании.

Пример:

Объяснительную на имя заведующей детского сада родители обычно пишут тогда, когда ребенок пропускает несколько дней по причинам, не связанным с заболеванием.

Образец:

Родителям часто приходится писать подобные записки, так как ситуации, когда школьник пропускает занятия по разным уважительным причинам, нередки.

Объяснительная записка от родителей (либо опекунов) о пропуске занятий является документальным подтверждением уважительной причины отсутствия школьника на уроках.

Пример:

Как таковой формат записки не особо важен для классного руководителя, важно то, что родители знают об отсутствии ребенка на занятиях в определенный день.

Прилагается классным руководителем для отчета по посещаемости, который составляется каждый месяц.

Как разъясняют юристы, никто не вправе требовать от родителя подобную объяснительную записку. Присутствие на родительском собрании — дело добровольное и никакими нормативно-правовыми актами не регулируется.

Студенты — народ любящий поспать пару лишних часов, опоздав из-за этого на занятия, а то и вовсе не желающий идти на лекции. Но бывают такие ситуации, когда причины отсутствия — уважительные. Главное, правильно донести это до преподавателей и декана.

Образец:

Приведенные выше образцы и примеры могут потребоваться в разных жизненных ситуациях. Умение оформить такой документ грамотно лишним являться не будет.

Как видно из примеров, серьезных отличий между разными типами записок нет.

Согласно действующему законодательству потребовать от работника объяснительную может только работодатель. Это либо сам руководитель, либо лицо уполномоченное приказом на конкретный срок.

Благодаря объяснительной записке становится возможным выяснение всех обстоятельств, из-за которых был совершен проступок, какова вина непосредственно сотрудника.

В то же время, работник может отказаться писать объяснительную. Особенно если она подтвердит его вину, прямо или косвенно. Ведь никто не обязан свидетельствовать против самого себя, как гласит Уголовный кодекс Российской Федерации.

Но иногда лучше все-таки ее написать, чтобы избежать увольнения с работы либо другого серьезного взыскания.

Если в течение 2 дней сотрудник объяснительную не предоставил, не заявлял об отказе писать объяснительную записку, составляется соответствующий акт, а работник подвергается дисциплинарному наказанию.

Объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, соответственно хранятся вместе с ним 75 лет.

Что хотелось бы сказать в заключение? Как бы ни давил руководитель, прежде чем приступить к написанию служебной записки важно успокоиться и в спокойной обстановке, проанализировав все факты, составлять данный документ.

Написание объяснительной записки позволяет сотруднику изложить свое видение ситуации, не позволяет руководству трактовать все на свое усмотрение и выносить необоснованное взыскание.

У каждого порой бывают «проколы» по работе — опоздания, вольные или невольные нарушения дисциплины и т. п. Чего следует ждать от работодателя в этих случаях?

Статья 193 Трудового Кодекса гласит, что применение дисциплинарного взыскания работодателем к работнику в случае нарушения должно предваряться письменным объяснением последнего. То есть необходимо взять с него объяснительную записку. Что это такое? Как писать объяснительные? Столкнувшиеся с этим впервые часто теряются и начинают паниковать. Между тем, все не так страшно.

Объяснительная записка — это документ, содержащий официальную версию случившегося от лица «проштрафившегося» сотрудника с его подписью и датой. Отказ подчиненного предоставить требуемое объяснение — не повод для наложения взыскания. Но в этом случае (если объяснительный документ отсутствует в течение двух рабочих дней) должен быть составлен соответствующий акт.

Отсюда вывод — объяснительную имеет право требовать именно работодатель, а не все подряд (например, представитель проверяющих органов такого права не имеет). И другой — объяснительную все же лучше написать, чтобы максимально прояснить ситуацию и зафиксировать документально имеющиеся уважительные причины нарушения.

В случае дальнейших разногласий с начальством объяснительная — официально принятый документ, что может сработать в вашу пользу. Отсутствие же ее дает право начальству истолковывать ваши действия по собственному усмотрению.

Есть негласные правила по поводу того, как писать объяснительные, которые обязательно нужно соблюдать во избежание еще больших неприятностей. Прежде всего, никогда не пишите в объяснительной неправду. Вероятность уличения в недостоверности очень велика, и вы ложью еще больше испортите репутацию.

Не пытайтесь переложить вину на коллег, так как в этом случае объяснительные затребуют еще и от них. Каждый предоставит собственную версию, и неизвестно еще, какие подробности могут при этом всплыть. А врагов точно наживете.

Не пишите, что вам чего-то не объяснили и чему-то не научили. Существует должностная инструкция, ее вы подписывали при приеме на работу. В норме все ваши обязанности, зона ответственности и большинство форс-мажорных ситуаций должны быть в ней четко прописаны. Лучше перед тем, как писать объяснительные, еще раз пройтись по ее положениям, чтобы точно знать, чего писать не надо.

Если же вы будете упорствовать в собственном неведении, работодатель затребует объяснительную уже от вашего непосредственного руководителя, который при вашем приеме был обязан все рассказать и показать. А это ничем не лучше объяснительных от коллег.

Как писать объяснительные по всем правилам? Для придания веса документу лучше составлять его, ссылаясь на пункты должностной инструкции. Явные промахи можно подать как неверную трактовку. А если уж так хочется кого-то обвинить, без излишних эмоций сошлитесь на недоразумения на почве разного истолкования этих самых пунктов. Или, в крайнем случае, на предвзятое к себе отношение.

Маленькая хитрость: чтобы свести к минимуму ощущение собственной вины и придать ситуации деловой характер, озаглавьте документ не «Объяснительная» а «Пояснительная записка».

Если ваше нарушение слишком наглядно, и выкручиваться смысла нет, лучший выход — сослаться на болезнь, плохое самочувствие, перегрузки на работе. В этом случае в конце обязательно укажите, что признаете ошибку и впредь обязуетесь подобного не допускать.

Как грамотно написать объяснительную? Все объяснительные пишутся по определенному шаблону, который включает, прежде всего, указание организации, должности и ФИО того лица, которому она адресована. Затем — от кого именно (также с указанием должности) и наименование «Объяснительная (либо пояснительная) записка».

Текст, как правило, начинается со слов «Относительно…» или «Касательно…», за которыми следует непосредственное описание ситуации. Оно должно быть информативным, но без несущественных подробностей, и написано строго по сути дела.

В конце объяснительной указывается фамилия составителя, ставится его подпись и текущая дата.

В каких случаях пишется объяснительная на работе? Перечень возможных ситуаций приводится в Трудовом кодексе. Давайте рассмотрим их подробнее.

Чаще всего объяснительные пишутся в случаях нарушения трудовой дисциплины. К ним относятся: опоздания, отсутствие в течение 4 часов и более на рабочем месте, появление в нетрезвом виде на работе. Кстати, в последнем случае вас могут уволить немедленно.

Другой, не менее частый вариант — проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Еще встречается вариант, когда служебную записку на вас «накатали» из соседнего отдела или структурного подразделения. Причин тому может быть очень много. Как реагировать? Если претензии предъявляет вышестоящее начальство, лучше подробно отчитаться во избежание недоразумений.

Когда же ябедничают коллеги одного с вами уровня, не будет лишним выяснить подоплеку происходящего и предъявить начальству собственную версию. Как правильно написать объяснительную в данной ситуации? Вопрос непростой, многое зависит от сложившихся отношений и атмосферы в коллективе.

Что же следует писать в тех случаях, когда объяснение неизбежно?

Итак, рассмотрим опоздание на работу (широко распространенный вариант). Строго говоря, в действующем ныне ТК отсутствует понятие «опоздание». Закон оперирует термином «рабочее время» и ведет речь об «отсутствии на рабочем месте без уважительных причин». То есть работодатель имеет право применить санкции, если вас не было на работе в любой промежуток рабочего дня.

Какие именно санкции? Если из-за вашего отсутствия производство не остановлено и убытков не случилось, максимальная штрафная мера — выговор либо замечание. Но понятие «опоздание», как правило, регламентируется собственными (внутренними) нормативными положениями организации, которые вы подписывали при приеме на работу.

Пример объяснительной записки об опоздании на работу привести достаточно сложно — каждый случай индивидуален. Но общие принципы ее написания, конечно же, существуют. Данная бумага, как и прочие, пишется на имя руководителя и несет разъяснение ситуации и причин опоздания. Обязательно указывается дата составления и, конечно же, личная подпись.

Если вы планируете в дальнейшем оспаривать грозящие последствия опоздания, позаботьтесь о написании данного документа в двух экземплярах. Первый отправится в канцелярию, второй с отметкой секретаря о принятии остается у вас.

Хороший пример объяснительной записки об опоздании на работу — когда после указания причин нарушения уточняется свое отношение к ситуации, допустим, «на основании всего изложенного причину опоздания считаю уважительной».

Если имеются какие-либо документы в оправдание вашего отсутствия на работе (справка о посещении поликлиники, повестка в суд и т. п.), их нужно приложить к объяснительной.

В случае прогула, каковым Трудовой кодекс считает отсутствие в течение 4-х часов и более на своем рабочем месте, причина чаще всего неуважительная. Исключением может стать форс-мажорная ситуация — например, курьер организации при выполнении обязанностей задержан работниками полиции и доставлен в отделение для выяснения личности. Причем возможность связаться с начальством и прояснить ситуацию у него отсутствовала. В оправдание необходимо предоставить копию протокола.

Если работника «потеряли» на работе в течение длительного времени (ситуация возможна, например, на крупном предприятии с множеством цехов и большим количеством персонала), то причины тому могут быть самыми разными. Например, острая зубная боль и срочный поход к стоматологу. Бывает, что человек не успевает или не имеет возможности предупредить о необходимости срочно покинуть работу. Тогда нужно запастись справкой из поликлиники с указанием даты и времени нахождения на приеме.

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

Помимо объяснительных на работе, всем родителям время от времени приходится составлять подобный документ для школы, где учится ребенок. Как правило, требуется одно — изложить причины пропуска учащимся занятий. Форма такой объяснительной может быть произвольной, но все же лучше придерживаться определенной структуры.

Как правильно написать объяснительную в школу?

В шапке документа должны присутствовать номер и название учебного заведения и фамилия лица, на чье имя он пишется (обычно это директор) в дательном падеже. Заголовок «Объяснительная записка» приводится без кавычек.

В тексте после указания факта пропуска занятий (с точной датой) приводятся собственно причины этого факта. Чаще всего это болезнь или плохое самочувствие, участие в соревновании либо семейные обстоятельства (например, поездка куда-либо).

На объяснительной обязательно должна стоять дата ее составления и подпись.

В определенном возрасте у детей начинают появляться вопросы, касающиеся устройства окружающего мира, причем некоторые из них ставят в тупик даже взрослых. Зачастую, думая о том, как объяснить ребенку, откуда берутся дети, родители впадают в ступор. На самом деле бояться нечего – задавая подобный вопрос, маленькие дети даже не думают о физиологической стороне процесса, а именно это в первую очередь и приходит на ум родителям. Сегодня существует несколько методик, позволяющих удовлетворить детскую любознательность, не травмируя психику малыша ненужными деталями. Для удобства простые рекомендации были разделены детскими психологами на несколько возрастных групп.

Дети начинают интересоваться своим происхождением не ранее 3-летнего возраста. Именно в это время в маленьком человеке формируется представление о собственной личности, карапуз постоянно делает новые открытия и осознает свою половую принадлежность. Первыми предвестниками того, что скоро пойдут вопросы о деторождении, могут стать замечания малыша о различиях между строением женского и мужского тела. Спровоцировать любопытство может встреча с беременной женщиной или новорожденным.

Отвечая на вопросы 3- или 4-летних детей, не нужно вдаваться в подробности и рассказывать о физиологии (малыши все равно этого не оценят и даже не поймут). Описание процессов зачатия, беременности и родов могут произвести очень негативный эффект – у малыша возникнут ассоциации с болезнью, особенно если упомянуть о больнице. Оптимальным вариантом психологи считают краткий, но правдивый рассказ о том, как мама с папой встретились и полюбили друг друга. Они захотели ребеночка, и тогда папа подарил маме семечко, которое она носила в своем животике несколько месяцев. Семечко росло, и из него вышел малыш, который сначала жил в мамином животе. Потом ему стало тесно, и он попросился наружу. Детям даже половины этих объяснений бывает достаточно.

Рассказывая историю, рекомендуется подкреплять ее документальными подтверждениями в виде фотографий, тогда у малыша не останется никаких сомнений в ее правдивости. Нельзя забывать о многочисленных акцентах на том, что ребенок – это плод любви мамы и папы, такое воздействие благоприятно сказывается на психике детей.

В этом возрасте все немного сложнее. Даже если прежние ответы все еще удовлетворяют ребенка, появляется немало каверзных вопросов и попыток детализации. Прежде всего, детей интересует, каким образом папино семечко попало в маму, как же ребенок потом вышел из животика и как он там за все время не задохнулся. Вопросы могут быть и более прямыми, учитывая тот факт, что благодаря развитию современных технологий дети сейчас и в столь маленьком возрасте могут нечаянно увидеть по телевизору сцены сексуального характера.

От вопросов, даже щекотливых, не нужно бежать. Рано или поздно придется разговаривать с ребенком о сексе. Делая это, необходимо придерживаться следующих правил.

1. Нельзя позиционировать секс как табу. Нужно объяснить малышу, что это естественный природный акт. При этом важно донести до ребенка тот факт, что сексом занимаются только взрослые.
2. Можно пользоваться книгами и картинками, рассчитанными на детский возраст. У малышей уже формируется понятие о стыдливости, но они достаточно спокойно воспринимают печатную информацию.
3. Описывать процесс полового акта во всех подробностях не обязательно, можно ограничиться информацией о поцелуях и ласках. По реакции ребенка можно определить, когда уже можно остановиться. Это же касается и процесса родов – информации о посещении роддома тоже бывает достаточно.
4. Уже в столь нежном возрасте до ребенка нужно донести информацию о педофилах. Достаточно сказать о том, что целоваться и трогать друг друга могут только взрослые люди, и если дядя или тетя предлагают такое ребенку – это плохо, нужно убежать от такого человека и все рассказать родителям.

На все возникающие у ребенка вопросы нужно отвечать в том же духе – полно, четко, доступно, без стеснения и отговорок.

В предподростковом возрасте дети уже достаточно осведомлены о сексуальной жизни, они даже могут удивить родителей некоторыми подробностями. При этом не стоит считать, что они уже все знают и в дальнейших инструкциях не нуждаются. Если не создать атмосферу доверительных отношений между мамой и дочерью, между отцом и сыном именно в этот период, момент будет безвозвратно упущен.

Еще до того, как дети будут превращаться в юношей и девушек, до них нужно донести еще немало информации.

• Несмотря на объем знаний у детей в этом возрасте, они могут быть искажены. Нельзя стесняться разговоров – нужно поговорить со своим ребенком и разложить все по полочкам.
• Девочкам нужно все подробно и доступно рассказать о предстоящих изменениях в организме, менструациях, росте груди и других важных моментах. Девочка должна знать, что она с любым вопросом может обратиться к матери.
• Мальчиков нужно подготовить к изменению формы тела, появлению растительности, огрубению голоса.
• Особое внимание уделяется правилам личной гигиены, можно немного затронуть аспекты общения девочек с мальчиками.

Самой большой ошибкой будет предварительная подготовка к разговору и создание торжественной обстановки. Это только напряжет обоих. Лучше заводить подобные беседы во время бытовых моментов, не стоит сыпать терминами, все должно быть максимально просто и доступно.

Как это ни парадоксально – самый сложный период для разговоров на тему секса и отношений. С одной стороны, все уже все знают, с другой – с обеих сторон масса вопросов. Сохранить доверительные отношения с ребенком в этот период – это даже не наука, а дар. Главное не навязывать ребенку свою дружбу.

Если есть возможность, стоит провести с подростком беседу о средствах контрацепции, планировании семьи, возможной беременности, гигиене и осторожности. Обычные лекции здесь не помогут. Дети больше доверяют родителям, которые разговаривают с ними как с равными, приводят примеры из личного опыта.

Угрозы, страшилки и нотации способны спровоцировать эффект, обратный желаемому. В лучшем случае ребенок просто закроется в себе, в худшем – начнет все делать назло. Нельзя критиковать подростка за проявление интереса к противоположному полу и аспектам сексуальной жизни. Особенно опасно стыдить сына или дочь за найденные книги, журналы или диски эротического характера. Лучше всего поддержать свое чадо и сказать, что родители всегда готовы ответить на любые вопросы.

Есть несколько вещей, которые нельзя делать, знакомя ребенка с вопросами деторождения.

1. Нельзя придумывать легенды и неправдоподобные истории, которые отвлекут малыша на 1-2 года. Откровенная ложь настроит ребенка таким образом, что он больше никогда ни о чем не спросит своих родителей.
2. Оттягивать время тоже не рекомендуется. Фразы вроде «придет время, и ты сам все узнаешь» только возбудят любопытство маленького человечка. Он найдет другой источник информации.
3. Нельзя переключать внимание малыша на другого родителя. Если сказать сыну, что ему все расскажет мама, высок риск подорвать собственный авторитет и даже настроить ребенка против себя.
4. Даже маленькую ложь дети запоминают на всю жизнь. Они будут либо врать в ответ, думая, что это не страшно, либо начнут ставить под сомнение все слова родителей.

Одной из самых грубых ошибок в воспитании является попытка отвести ребенка к детскому психологу. Если столь важную информацию до человека с ранних лет будут доносить чужие люди, можно не рассчитывать на доверительные отношения в семье.

Если время идет, а чадо не проявляет никакого интереса к теме появления детей на свет или особенностей сексуальных отношений, стоит спровоцировать разговор. Если это кажется непосильным, можно начать с книг и развивающих дисков. Сегодня написано несколько вариантов специальных энциклопедий, способных не хуже родителей обеспечить малышей любого возраста необходимой информацией. После ознакомления с методическим материалом необходимо спросить ребенка, все ли было понятно, не возникло ли у него вопросов.

Психологи советуют заранее подготовиться к каверзному вопросу, причем обоим родителям. Малыш может «перепроверить» полученную от папы информацию, обратившись к маме. Если версии будут расходиться, ни к чему хорошему это не приведет.